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遠距辦公要點整理

#YuToneFar新聞動態


去年,科技大廠戴爾對全公司十一萬名員工的工作習慣進行調查,發現已經有近五八%的員工,每週至少有一天遠距工作。


以美國為例,蓋洛普調查發現,二○一六年,美國人有部份工作在家進行的比率,由四年前的三九%,上升至四三%;完全以遠距工作的比率,也從一五%穩定增加到二○%。


愈來愈多員工不在辦公室


遠距工作、行動辦公,正迅速成為新的職場常態。一方面,這是許多員工的期待,「彈性的時間安排和在家工作的機會,在員工決定接受或離開某個職位的過程中,發揮重要作用,」蓋洛普的研究指出。


另方面,許多雇主的心態也在調整,過去的顧慮(老闆看不到人就會覺得員工在摸魚(疑心病的部份);團隊不在身邊,就會溝通不良……)減少,轉而看重這種工作彈性帶來的潛在好處:


人才選擇變多:

當企業找人不受限於單一地點時,可用的人才庫會更大。提升員工對工作的滿意度,選擇也更多,對於招聘及留任人才都有幫助。


支出成本減少:

戴爾自從鼓勵遠距辦公後,每年省下了一千兩百萬美元的辦公室租金和維護費用。


通勤成本減少:

員工有更多的個人時間,也省下許多交通費用。


生產力更高:

近年有研究發現,遠距工作的人,往往比在辦公室上班的同事更有生產力。




如何管理散落各地的團隊?

問題是,當愈來愈多員工不在辦公室工作,如何溝通與合作,就成了最大挑戰。管理遠距員工,打造高效的虛擬團隊,企業主管準備好了嗎?


1. 設定明確的期望

主管的第一要務,就是清楚、直接地設定對遠距員工的期望,訂下目標和時間表,並要求員工對他們可達成的成果負責。

溝通愈直接愈好,例如,是否需要員工在特定的時間內必須在線?是否要求對方,從上午九點到下午五點,公司隨時可以透過電話、郵件、通訊軟體等找到人?對方如果有事離線(吃午餐、看醫生、接小孩等),也要像辦公室員工那樣,告知主管。

清楚地溝通,務必一再確認,多問他們問題,不要假設他們都聽懂了。同時,務必要找具有良好溝通技巧的遠距員工和外包人員一起工作。


2. 善用科技,提供正確工具

科技,是虛擬團隊的最佳利器。你的員工需要有效的工具,他們需要有管道接觸文件、訊息、任務、期限、更新、新聞等。所以,確保每個人都用對工具,能夠作最即時的收取、回覆資訊,例如,讓所有的團隊成員下載並熟悉如何正確使用由公司選定的應用程序和平台。


3. 強調企業文化

即使整個團隊分散在世界各地,你也可以藉由企業文化來凝聚員工向心力。企業文化是你的價值觀、你做生意的方式、你的溝通風格。每個為你工作,或與你一起工作的人,都應該了解你的價值觀,並與這種價值觀保持一致。強調企業文化,會帶來一種忠誠感和社群歸屬感,即使對外包的自由工作者,也會產生這種感覺。

職場專家蕭提諾還建議虛擬團隊,可從共同的閱讀中學習,「我的公司會要求所有新員工,閱讀相同的三本書,這些書能反映我們的企業文化和商業人格,」她以自己為例,閱讀過程中的心得分享,不但可為員工的工作方式和表現奠下基調,也讓他們對自己的個人和職業發展,有了更新的視野。


4. 有變動,提早告知

無論主管或團隊成員,都應該建立主動積極的態度,如果你知道未來有個大型專案要忙,就要提早告知員工。同樣地,你的員工如果打算休息一段時間,也要提前讓你知道。不管大小事都一樣,雙方愈主動告知未來可能的變動,愈能有時間回應,預先做好準備。


5. 面對面定期聚會

主管和遠距員工應該多久見面一次,並沒有絕對的標準,但專家都認為,面對面的聚會,有助於非正式的溝通、建立團隊認同和凝聚力。如果預算允許的話,主管應該爭取更多機會,讓所有的團隊成員定期在同一個地點碰面、交流、相互學習。對新上任的員工來說,這種聚會更有必要。

尤其,大多數遠距工作的人,儘管習慣獨立運作,但免不了會有孤獨的感覺,所以適度的社交互動很重要。


6. 鼓勵提問和質疑

保持雙向溝通。讓你的員工知道,你隨時都願意傾聽他們的想法、意見、問題和疑慮。這種態度會讓他們快速、主動地提出自己面臨的任何問題。一旦問題有效排解,員工對團隊的滿意度和忠誠度都會提升。


7. 尊重員工,建立信任

遠距辦公的工作方式能否成功,最終的關鍵仍在於信任。策略顧問歐布來恩建議主管,「信任你的員工會做他們該做的事,無論你是否時時盯著他們。」相對地,虛擬團隊要成功,員工也需要信任主管。

同時,如果你有幸找到一直都能把工作做好的遠距工作者,就應該公平地付出報酬,尊重他們,不要視之為理所當然。給予他們積極的回饋,可以讓你們的合作關係維持長久。


文章出處:天下雜誌



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